Kenapa stok kertas di sistem tidak pernah cocok dengan gudang
· 2 menit baca · Tim PrintOS
Beli per rim, pakai per lembar. Beli per roll, pakai per meter. Tanpa konversi satuan dan catatan waste, selisih stok hanya soal waktu.
Hampir semua percetakan pernah mengalaminya: sistem bilang Art Paper masih dua rim, rak sudah kosong. Penyebabnya jarang pencurian. Biasanya tiga hal sederhana yang tidak pernah dicatat.
1. Satuan beli tidak sama dengan satuan pakai
Kertas dibeli per rim tetapi dipakai per lembar. Flexi dibeli per roll 50 m tetapi dipotong per meter. Kalau stok dicatat dalam satuan beli, setiap pemakaian menjadi pecahan yang dikira-kira. Catat stok dalam satuan pakai dan simpan konversinya: 1 rim = 500 lembar, 1 roll = 50 m.
2. Pemakaian bahan tidak dihubungkan dengan pesanan
Satu box kartu nama memakai sekitar lima lembar A3+. Seribu brosur A4 memakai lebih dari 500 lembar A3 karena ada cadangan untuk setting mesin. Hubungan ini disebut BOM (bill of materials). Dengan BOM, stok berkurang otomatis ketika pekerjaan selesai, tanpa menunggu ada yang ingat mencatat.
3. Waste tidak dicatat
Salah potong, warna belang, dan cetak ulang itu nyata dan memakan bahan. Kalau tidak ada tempat mencatatnya, selisihnya baru terlihat saat stock opname dan tidak ada yang tahu sebabnya.
Stok sebagai buku besar, bukan angka
Cara paling aman adalah memperlakukan stok sebagai ledger: setiap barang masuk, keluar, waste, dan koreksi opname menjadi satu baris mutasi. Angka stok hanyalah saldo dari baris-baris itu, sehingga setiap selisih bisa ditelusuri ke asalnya.
PrintOS mencatat stok dengan cara ini. Stok dipotong sesuai BOM saat SPK masuk status "Siap diambil", dan peringatan muncul ketika bahan turun di bawah minimum.